Charakterystyka kluczowych bloków architektonicznych EZD 

Rejestry przesyłek, rejestr spraw,  digitalizacja, pośrednictwo w przekazywaniu przesyłek do i od doręczycieli. W procesie digitalizacji tworzony jest właściwy dokument elektroniczny. W procesie wysyłki dokument elektroniczny otrzymuje realizacje fizyczną w postaci:

kopii elektronicznej podlegającej wysyłce (ma status oryginału), lub wydruku stanowiącego rozpoznawalną prawnie kopię.

Uwagi

Ustawa precyzuje, że wymagane są rejestry dokumentacji wpływającej, wychodzącej, akt pozostałych i spraw. Właścicielem rejestrów  jest kancelaria, ale wpisy w rejestrach maja autorów z innych komórek. Rejestry kancelaryjne prowadzenie są w okresach rocznych.

Charakterystyka

Duża zmienność, CRUD, mieszany model danych, relacyjny z elementami dokumentowego, wolumen danych średni do  dużego, impakt awarii duży, krótkotrwały, stosunkowo łatwo zorganizować procesy zastępcze przywracające bieżącą prace, ale należy zapewnić spójność rejestrów.

Długotrwałe przechowywanie dokumentów, mechanizmy kontroli dostępu do danych archiwalnych. 

Uwagi

Dane przechowywana są powyżej roku do 50 lat. Właścicielem danych jest Archiwum

Charakterystyka

Zmienność mała, CRD, dane fizyczny oraz elektroniczne, model danych klucz/wartość, dokumentowy dla metadanych

wolumen danych duży, impakt awarii duży, długotrwały. Wymaga formalnych procedur. System powinien być zaprojektowany w trybie odporności na awarię. może być delegowany do uprawnionych jednostek zewnętrznych.

Przekazywanie dokumentów, delegowanie uprawnień, akwizycja dokumentów elektronicznych.

Uwagi

Zmiany właściciela danych.

Charakterystyka

Zmienność duża, CRUD, model danych relacyjny z elementami  object store i dokumentowego, wolumen danych średni do  dużego, impakt awarii mały do średniego, krótkotrwały, łatwo zorganizować zastępcze procesy przekazywania dokumentów

Przechowywanie i przetwarzanie informacji specyficznych dla dziedziny problemowej, organizacja przepływy pracy związanego z obsługą sprawy. Kontrola dostępu do informacji w ramach komórki odpowiedzialnej za proces.

Uwagi

Dane przechowywane na arbitralnie ustalony „wymagany czas”. Właścicielem danych jest komórka.

Charakterystyka

System dziedzinowy

Zmienność duża, CRUD, model danych relacyjny, wolumen mały do średniego, impakt awarii duży, krótkotrwały dla komórki, mały do średniego dla organizacji. Stosunkowo łatwo zorganizować prace komórki w trybie awaryjnym. Nawet bezpowrotna utrata danych w systemie dziedzinowym może być szybko skompensowana ponownym pozyskaniem danych z dokumentów. 

Automatyzowanie przepływy dokumentów i obsługi metadanych miedzy systemami

Uwagi

Dane tymczasowe. Działa kompensacyjne.

Charakterystyka

Zamienność średnia, CRUD, model danych mieszany, relacyjny, kolejkowy, obiektowy, wolumen mały do średniego, impakt awarii mały do średniego, co do zasady automatyzowane są procesy, która można wykonać ręcznie.

Skład dokumentów elektronicznych stanowiących akta spraw, pozwala odnaleźć dokument po jego identyfikatorze.

Uwagi

Dane przechowywane trwale do czasu brakowania, lub przeniesienia do archiwum.

Charakterystyka

Zamienność mała do średniej, CR(D), model danych  Klucz/Wartość, object strore, wolumen duży, impakt awarii bardzo duży, długotrwały. System krytyczny, powinien być zaprojektowany w trybie odporności na awarię. 

Zapewnia dostęp do metadanych i metryk spraw oraz metadanych akt pozwalający dotrzeć do pozycji akt w rejestrze dokumentów elektronicznych.

Średnioterminowe przechowywanie dokumentów zorganizowanych w sprawy w oparciu o metadane, zgodnie z klasyfikacją archiwalna RWA.

Uwagi

Rejestry metadanych skojarzonych z dokumentami osadzonymi w rejestrze dokumentów elektronicznych. Właścicielem danych jest komórka.

Charakterystyka

Zmienność średnia, CR(UD), model danych dokumentowy, wolumen średni do dużego, impakt awarii duży, długotrwały. System powinien być zaprojektowany w trybie odporności na awarię. 

Fizyczny skład dokumentacji tradycyjnej trafiającej do kancelarii. Do składu trafiają dokumenty wpływające w danym dniu po zarejestrowaniu oraz digitalizacji. Dokumenty z danego dnia łączone są w kontenery. 

Uwagi

Właścicielem dokumentów jest kancelaria. Skład chronologiczny powinien być wspomagany prostym elektronicznym rejestrem. Możliwe jest prowadzeni wielu składów, skojarzonych z punktami przyjęć lub  jednego z kilkoma punktami przyjęć. Dokumenty w składzie pozostają 2 lata po czym są brakowane lub przenoszone do archiwum.

Charakterystyka

Zmienność mała do średniej, CD model danych fizyczny, wspomagający dokumentowy lub relacyjny, wolumen duży dla dokumentów fizycznych, mały dla pomocniczych rejestrów, impakt awarii mały, długotrwały. Co do zasady dane w składzie są zdigitalizowane, utrata fizycznych dokumentów nie powoduje znaczącej utraty informacji.

Usługa odpowiadająca za przekazywanie przesyłek elektronicznych lub tradycyjnych pomiędzy niezależnymi podmiotami, z zachowaniem wymaganych ram czasowych i potwierdzeń. Istotne czynności doręczania są dokumentowane i rejestrowane w szafie EZD i systemie obsługi kancelarii.

Uwagi

Dokumentacja związana z potwierdzeniami doręczenia często jest przekazywana dalej do komórek, gdzie wpływa na procesowanie spraw.

@2025 ALGOR Informatyzacja Przedsiębiorstw Sp. o.o.