Dla komórki najistotniejsza jest konieczność całkowitego przejścia na dokument elektroniczny jako medium wydawania decyzji, opinii i innych aktów performatywnych. Inne procesowanie możliwe jest tylko w drodze wyjątków. 

Do obowiązków komórki należy osadzenie w repozytorium wytworzonych przez komórkę poprawnych dokumentów elektronicznych wraz z powiązanymi metadanymi dokumentu, spraw i metrykami spraw. 

Do obowiązków kancelarii należy zapewnienie digitalizacji i reifikacji dokumentów elektronicznych, umożliwiające jednostce korzystanie z dokumentu elektronicznego przy załatwianiu spraw. Kancelaria odpowiada ponadto za obieg papierowych dokumentów tj. tworzenie odwzorowań cyfrowych (skanów), przekazanie dokumentacji do składu chronologicznego, drukowanie i poświadczanie wydruków dokumentów elektronicznych, adresowania,  kopertowanie i przekazywania papierowej dokumentacji poza jednostkę. W przypadku metadanych kancelaria odpowiada za organizację rejestrów akt i ich numerację, oraz za poprawne odzwierciedlenie w metadanych akt faktycznego obiegu dokumentów przechodzących lub kontrolowanych przez kancelarię.

Kancelaria najczęściej odpowiada za prowadzenie składu chronologicznego.

Wydział organizacyjny wyznacza ramy, które pozwalają komórkom na  posługiwanie się dokumentacja elektroniczną w jej procesach, wskazuje obowiązujące w jednostce formaty dokumentów elektronicznych  tworzących akta, sposoby ich osadzania w repozytorium oraz zakres  metadanych jakie muszą zostać utworzone, żeby spełnić wymagania EZD. Zobowiązanie do takiego sposobu procedowania wynika automatycznie z przejścia jednostki na EZD. 

Dodatkowo wydział musi prowadzić rejestry wyjątków i wyłączeń dla procesów, w których dokumentacja nie jest prowadzona w sposób elektroniczny. 

Wydział informatyki musi dostarczyć infrastrukturę gwarantującą dostępność do dokumentacji elektronicznej na bardzo wysokim poziomie, ponieważ dla dużej części dokumentacji jest to jedyne źródło jej pozyskania. Podobnie musi zapewnić należyte przechowywanie wymaganych metadanych. Wydział musi zapewnić bezpieczny, stały, stabilny i kontrolowany: 

• Dostęp do dokumentów w repozytorium dokumentów elektronicznych.

• Dostęp do metadanych aktów i spraw zgodnych z EZD

Archiwum prowadzi archiwum dokumentacji elektronicznej, zapewnia procedury i mechanizmy przejęcia dokumentacji elektronicznej z rejestru dokumentów elektronicznych  i ich metadanych, koordynuje brakowanie dokumentacji elektronicznej. 

Archiwum przejmuje dokumentację papierową ze składów chronologicznych i koordynuje jej brakowanie. 

@2025 ALGOR Informatyzacja Przedsiębiorstw Sp. o.o.