Przechodząc na EZD powoli z pokojów znikają szafy wraz z gromadzona przez lata dokumentacją, jej miejsce zajmuje wirtualna szafa EZD  z dokumentacja elektroniczną. Znikają szafy - nie biurka. Rewolucja na biurkach wymuszona prze PURDE już się dokonała nie oglądając się na EZD. Przed nami wojna o szafy. Zegar tyka. Powoli zbliża się czas kiedy przejście na EZD dla jednostek samorządu stanie się obligatoryjne.

Szafa EZD to system informatyczny zapewniający dostęp do metadanych i metryki spraw oraz metadanych akt pozwalający dotrzeć do pozycji akt w rejestrze dokumentów elektronicznych.

Prześledźmy jak obsługiwane są dokumenty wpływające w systemie tradycyjnej kancelarii ze wspomaganiem elektronicznym a jak w EZD. Posłużmy się przykładem przyjęcia papierowego pisma. Odnotujmy ustawowe kroki w przypadku tradycyjnej kancelarii: 

1. Rejestracja pisma przychodzącego w rejestrze kancelaryjnym pod znakiem kancelarii.

2. Trwałe oznaczenie papierowego dokumentu datą i znakiem pozycji rejestru.

3. Przekazanie pisma do komórki (po pismo przyjdzie ktoś z komórki) lub do dalszej dekretacji.

Dalszy los dokumentu spoczywa w rekach pracowników komórki, a kończy się zawsze w szafie, za którą odpowiada wydział. Jeżeli system kancelaryjny zawiera obieg dokumentów można jeszcze wykonać skan dokumentu i przekazać go do elektronicznego obiegu, gdzie może następować równoległa do tradycyjnej elektroniczna dekretacja i przepływ skanów dokumentów. 

A teraz zobaczmy co się dzieje w przypadku przyjęcia takiego papierowego, tradycyjnego dokumentu w EZD, odnotujmy ustawowe kroki: 

1. Rejestracja pisma przychodzącego w rejestrze kancelaryjnym,

2. Trwałe oznaczenie papierowego dokumentu datą i znakiem pozycji rejestru.

3. Utworzenie odwzorowania cyfrowego (skanu) czyli dokumentu elektronicznego i umieszczenie go pod jednoznacznym, stałym identyfikatorem w repozytorium dokumentów elektronicznych,

4. Przekazanie fizycznego pisma do składu chronologicznego,

5. Przekazanie w odpowiedzialność (dekretacja do dalszej obsługi) dokumentu elektronicznego na komórkę.

6. Komórka ma jedynie dostęp do dokumentu elektronicznego.

Sporo różnic i brak szafy. Rolę szaf dla papierowych akt pełni w EZD skład chronologiczny - magazyn uszeregowanych pod względem czasu przyjęcia, papierowych dokumentów, składowanych w wyznaczonym miejscu. Jednocześnie, z punktu widzenia komórki merytorycznej, rolę szafy pełni repozytorium dokumentów elektronicznych. 

Załóżmy, że pojawienie się dokumentu wszczyna sprawę. Zgodnie z klasyfikacją RWA za sprawę odpowiedzialna jest komórka, to znaczy: 

1. Nadaje sprawie tytuł i numer zgodny z klasyfikacją, co generuje znak sprawy

2. Tworzy dokumentacje sprawy pod jej znakiem.

3. Pod znakiem prowadzi metrykę sprawy.

W przypadku papierowego obiegu dokumentów pod numerem sprawy zakładana jest teczka lub koszulka, do której wkładane są dokumentu i karta metryki sprawy co fizycznie łączy dokument i metrykę prowadzonej sprawy. Taka teczka/koszulka wędruje sobie między biurkiem i szafą w trakcie załatwiania spawy, odpowiedzialność za nią przejmuje wyznaczony, prowadzący sprawę pracownik. Często sprawy prowadzone są w systemach dziedzinowych, które pełnia role systemów wspomagających obieg dokumentów na równi  z systemem kancelaryjnym i wtedy pod pewnymi warunkami metryka spawy może być prowadzona jako raport z takiego systemu. 

A jak prowadzona jest sprawa i jej metryka w EZD? Po pierwsze w EZD nie ma ani teczek ani koszulek, ani fizycznych ani wirtualnych, ich przejmują rejestry metadanych. Samo pojęcie metadanych jako danych o danych niewiele wnosi, dlatego ustawa precyzuje obowiązkowy zestaw informacji zawartych w metadanych skojarzonych ze sprawą, pismem wpływającym, pismem wychodzącym oraz aktami pozostałymi. 

Metadane akt zawierają najważniejsze informacje związane z pozyskaniem, lub utworzeniem aktu i zawsze dotyczą pewnej pozycji w repozytorium dokumentów elektronicznych na którą wskazują przez obowiązkowy identyfikator dokumentu. Można powiedzieć, że to metadane opisują i w pewnej mierze uzupełniają dokument elektroniczny znajdujący się w repozytorium. Wyróżniamy w nich trzy grupy tematyczne dotyczące odpowiednio: pozyskania, treści i odpowiedzialności. Przykładowo metadane pisma wpływającego zawierają: informacje o nadawcy, dacie wpływu, nr przesyłki, tytuł i opcjonalny opis oraz oznaczenie osób odpowiedzialnych. 

Metadane sprawy, tu rzecz jest bardziej subtelna, o ile metadane akt zawsze ostatecznie kierują nas na dokument w repozytorium o tyle nie mamy takiego komfortu ze sprawą. Jądrem spawy jest jej numer wyznaczający znak. Sprawa poza znakiem musi również mieć tytuł. Ponadto metadane sprawy zawierają informacji o osobach odpowiedzialnych za sprawę oraz najważniejsze daty z nią związane oraz miejsce na uwagi. 

Ustawa zobowiązuje do prowadzenia spisów spraw w ramach prowadzonych klasyfikacji. Klasyfikacja to powiązanie numeru katalogowego RWA i kodu komórki odpowiedzialnego za prowadzenie spraw prowadzonych w danym roku kalendarzowym. Ustawa przewiduje wydzielania klasyfikacji dodatkowych w formie podgrup. Klasyfikacja z punktu widzenia EZD precyzuje dwie rzeczy. Po pierwsze wyznacza obowiązujące  w jednostce spisy spraw, po drugie jasno wskazuje odpowiedzialność za ten spis. Zgodnie z zasadami EZD komórki odpowiadają za prowadzenie spisu spraw oraz prowadzenie elektronicznej metryki sprawy.

Kolejną funkcja jaka pełnia metadane sprawy w EZD jest funkcja agregująca dla metadanych akt sprawy. Funkcje te pełni lista bądź raport metadanych akt zgromadzonych pod znakiem sprawy. Do tak zagregowanych danych powinny odwoływać się pozycje metryki spawy. Zauważmy, że metadane spraw odsyłają nas do metadanych akt, a dopiero pośrednio, dzięki temu, że metadane akt posiadają obowiązkowy identyfikator dokumentu w repozytorium możemy trafić do docelowego dokumentu

W ramach EZD pisma wychodzące co do zasady mają charakter elektroniczny, a to oznacza, że są plikami znajdującymi się repozytorium dokumentów pod jednoczącym identyfikatorem. Podobnie ma się sprawa z aktami pozostałymi, czyli dokumentacją, którą komórka uznaje za istotną w sprawie, ale która nie nie wychodzi poza jednostkę. Komórka w systemie EZD operuje na dokumentach elektronicznych. Za odwzorowanie cyfrowe dokumentów papierowych na elektroniczne i odwrotnie - wydruki dokumentów elektronicznych w celu przekazania odbiorcy, który nie ma zdolności odbierania dokumentów elektronicznych odpowiada kancelaria.

Dlaczego taka reifikacja dokumentu elektronicznego spoczywa na kancelarii a nie na komórce merytorycznej? Przygotowanie wysyłki tradycyjne wymaga sporządzenia wydruku, kopertowania i zaadresowania a nastąpienie przekazania listu do operatora pocztowego lub usługi kurierskiej. W procesie tym pojawia się dokument papierowy i co za tym idzie obieg dokumentów papierowych. I tu na scenę wkracza słynny zapis ustawy mówiący o tym, że przejście na EZD jest całkowite, obieg papierowy jest zabroniony z wyjątkiem sytuacji szczególnych wymagających osobnego traktowania i dodatkowej sprawozdawczości.

Dokumentacja wychodząca stanowi szczególny przypadek, ponieważ proces dostarczania zarówno kanałem elektronicznym jak i tradycyjnym generuje powstawanie nowej dokumentacji potwierdzeń, która ma istotne znaczenie dla prowadzenia spraw. Ustawa nie rozstrzyga jak zarządzać taka dokumentacją; czy traktować ją jako element dokumentacji wychodzącej i opisywać ja rozszerzonym zakresem metadanych, czy traktować jako dokumentacje wpływająca od podmiotu świadcząc usługi kurierskie, czy jako akta pozostałe? Trzeba wybrać jeden sposób obowiązujący  w całej jednostce, pamiętając, żeby same dokumenty potwierdzeń umieścić w repozytorium dokumentów elektronicznych. Przy PURDE czy PUH mamy sprawę ułatwioną, gdyż powiedzenia przychodzą w postaci dokumentów elektronicznych, jednostki posługujące się tradycyjnymi zwrotkami, będą musiały poradzić sobie z umieszczeniem zwrotek z składzie chronologicznym – zgodnie z chronologia przyjęcia zwrotki.

Procesowanie spraw przy zastosowaniu  dokumentacji elektronicznej możemy podzielić na dwa etapy  gorący i chłodny. W etapie gorącym zakładane są sprawy, tworzone, podpisywane i przekazywane są dokumenty w obiegu wewnętrznym, przygotowywane są akwizycje i wysyłki. W etapie chłodnym wybrane, ale tylko istotne elementy wytworzone w etapie gorącym zostają utrwalone w repozytorium dokumentów oraz opisane w postaci metadanych w odpowiednich spisach i raportach. Na gorąco powstaje wiele artefaktów tymczasowych, pisanych jakby na brudno, etap chłodny to pisanie na czysto. Ocenie zgodności EZD podlega tylko czystopis.

Dekretacja to zarządzenie odpowiedniej osoby, nadające właściwy bieg dokumentacji. Najważniejszą dekretacją dla pisma wpływającego jest wskazanie wydziału odpowiedzialnego za dalsze procesowanie. Dekretacja taka następuje na dość wysokim szczeblu zarządu jednostki lub bezpośrednio przez kancelarię o ile ma upoważnienia w tym zakresie, poza kancelarią dekretacje dla pism tradycyjnych wykonuje się w oparciu o ich odwzorowanie cyfrowe.

W EZD dekretacji nie można dokonać przez nanoszenie na dokument notatek. Dekretacje wykonuje się przez osobny dokument, w którym wzmiankuje się dekretowany dokument. Najczęściej ma on postać listy czy raportu przekazania, wzmiankującej grupę dokumentów do przekazania na konkretna komórkę. Zauważmy, że taka dekretacja wymaga schłodzenia wzmiankowanych akt. Dekretacja przenosi odpowiedzialności za dalsze procesowanie. Dekretacje wewnątrz wydziału, pozostają w gestii wydziału, w EZD pozostaje po nich ślad w postaci wpisów w metryce i metadanych odpowiedzialności przypisanym konkretnym aktom sprawy.

Dla akt wychodzących i pozostałych kluczowym krokiem wystudzenia dokumentu jest nadanie identyfikatora i zatwierdzenie, które powinno mieć charakter elektronicznego podpisania dokumentu.

Rejestry i spisy metadanych prowadzonych w ramach EZD mają charakter chłodny, sprawozdawczy, przedstawiają sytuacje już zaistniałą, wskazują na ludzi, zdarzenia oraz dokumenty wyznaczające przeszły bieg sprawy. 

Szafa EZD to system informatyczny oferujący dostęp do metadanych spraw i akt, pozwalający ostatecznie dotrzeć do pozycji akt w rejestrze dokumentów elektronicznych. Zarówno repozytorium jak Szafa EZD mogą być elementami większych systemów obiegu dokumentów, istotne jest jednak to, że nie muszą, mogą stanowić osobne systemy odpowiednio zintegrowane z pozostałymi. Takie wydzielone komponenty są prostsze w obsłudze, mają lepiej dobrane komponenty i łatwiej je wymienić. 

@2025 ALGOR Informatyzacja Przedsiębiorstw Sp. o.o.